Cumplir las normas de privacidad del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) puede ser una tarea titánica, sobre todo si tenemos en cuenta las importantes sanciones que conlleva cualquier infracción. Entre las multas y la pérdida de la confianza de los clientes, las consecuencias del incumplimiento pueden ser muy graves. Además, cuando se trata de una regulación tan compleja como el RGPD, a veces resulta difícil saber por dónde empezar. Sigue leyendo para conocer a fondo el RGPD y las estrategias que debes seguir para garantizar que tu programa de cumplimiento normativo sea exhaustivo y eficaz.
¿Qué es la ley de privacidad del RGPD?
La ley de privacidad del RGPD es un conjunto de derechos y deberes establecidos por la Unión Europea (UE) para proteger los datos personales de los residentes de la UE o el EEE, que incluye los 27 países de la UE e Islandia, Liechtenstein y Noruega. El Reino Unido también ha adoptado el RGPD en su propia legislación en materia de privacidad. El RGPD describe los derechos digitales de las personas, las responsabilidades de quienes tratan los datos, los métodos de cumplimiento aceptables y las sanciones por infracciones. Aunque es una ley de la UE, se aplica a empresas de cualquier parte del mundo que tengan una relación económica con cualquier persona residente en la Unión Europea o el Espacio Económico Europeo (EEE). Esto significa que cubre a los clientes y los empleados, pero también a los usuarios de servicios gratuitos. Veamos unos cuantos datos clave de esta normativa tan importante.
Ámbito: el RGPD se aplica a cualquier empresa con sede en la UE que controle o trate datos, pero también a las empresas de fuera de la UE que proporcionan productos o servicios (ya sean de pago o gratuitos) a residentes de la UE o del EEE, o bien que supervisen su comportamiento.
Definición de datos personales: las empresas deben proteger todos los datos personales, incluida cualquier información que pueda identificar directa o indirectamente a alguien, como nombres, direcciones de correo electrónico y direcciones IP.
Responsabilidad: para demostrar su cumplimiento, las empresas deben tener documentación detallada de las actividades relativas al tratamiento de datos y poner en práctica medidas exigentes de protección de datos.
Requisitos de transparencia: el RGPD hace mucho hincapié en la transparencia y exige que las organizaciones se comuniquen con las personas para que estén informadas en todo momento del uso que se hace de sus datos.
¿Por qué es importante cumplir el RGPD?
El cumplimiento del RGPD es esencial porque cualquier infracción puede traducirse en sanciones, lo que incluye multas de hasta 20 millones de euros o del 4 % de la facturación global anual, la cantidad que sea mayor. Las infracciones también pueden dar lugar a demandas judiciales, acciones punitivas y graves daños de imagen. ¿Cuáles son los principales requisitos de privacidad del RGPD?
Las principales normas de privacidad del RGPD tratan sobre los derechos de las personas, los requisitos de consentimiento, la minimización de los datos y la limitación de la finalidad. Veámoslas más a fondo.
Derechos de las personas: las organizaciones deben permitir que las personas ejerzan plenamente sus derechos de acuerdo con el RGPD; es decir, que puedan acceder a sus datos, modificarlos, borrarlos u oponerse a la manera en que se tratan.
Requisitos de consentimiento: las empresas deben obtener el consentimiento explícito de las personas antes de recopilar o tratar sus datos.
Minimización de datos: solo se deben recopilar y tratar los datos personales estrictamente necesarios para la finalidad indicada.
Limitación de la finalidad: los datos personales solo deben recopilarse para fines claros y legítimos y no utilizarse de formas que sean incompatibles con dichos fines.
¿Qué dificultades plantea a las empresas el cumplimiento de la política de privacidad del RGPD?
La versión oficial del RGPD ocupa 261 páginas y está a rebosar de complejidades legales, técnicas y operativas que exigen mucho a empresas de todos los tamaños. Veamos algunas de estas dificultades.
Localización de datos: algunos tipos de datos, sobre todo los personales, deben almacenarse y tratarse dentro del país en el que se recopilan. Esto puede obstaculizar la distribución de contenido en todo el mundo sin incumplir las directrices del RGPD.
Gestión del consentimiento: para cumplir con el RGPD, las organizaciones deben obtener el consentimiento explícito y bien fundado de los usuarios antes de tratar sus datos. Gestionar este consentimiento en distintas plataformas (sitios web, aplicaciones móviles y otros canales digitales) puede ser complicado, más aún para las empresas con una gran presencia online.
Garantías de transparencia y responsabilidad: el reglamento también hace énfasis en la transparencia y la responsabilidad. Las empresas deben crear avisos de privacidad claros y completos, algo difícil cuando hay distintos sistemas, plataformas y regiones, cada uno con sus propias expectativas y legislaciones.
Manejo de violaciones de seguridad: las violaciones de la seguridad de los datos complican aún más el cumplimiento. Hay que informar de cualquier violación de seguridad de los datos a las autoridades pertinentes en un plazo de 72 horas desde que se produce el suceso. También es necesario contar con un sistema de seguridad robusto que pueda detectar, evaluar y responder rápidamente en caso incidentes. Sin embargo, como las ciberamenazas están en constante evolución, cuesta garantizar que un sistema de seguridad pueda hacer todo esto, al menos con los recursos internos.
Transferencias transfronterizas de datos: el RGPD impone regulaciones muy estrictas a la transferencia de datos personales fuera de la UE para garantizar que se mantienen los estándares de protección de datos a nivel mundial. Las empresas con sede en la UE que llevan a cabo operaciones internacionales suelen tener dificultades a la hora de garantizar el cumplimiento cuando comparten o transfieren datos a otros países, especialmente a la hora de evitar que se incluya información personal.
Cómo garantizar el cumplimiento de los requisitos de privacidad del RGPD
Si adoptas una serie de prácticas clave, podrás velar por el derechos a la privacidad de las personas, mitigar los riesgos de cumplimiento y evitar sanciones importantes. Independientemente de que esta sea tu primera toma de contacto con el RGPD o quieras reforzar los mecanismos de privacidad actuales, las medidas que se indican a continuación te ayudarán a llevar un paso más allá la protección de los datos.
Auditar los datos de forma periódica
Una auditoría de datos es una revisión sistemática de las actividades relacionadas con el tratamiento de datos de una organización para garantizar el cumplimiento de normativas como el RGPD. Incluye comprobaciones como las que se indican a continuación.
Mapeo de datos: identificar y visualizar el trayecto que siguen los datos en una organización
Inventario de datos: clasificar todos los activos de datos y sus atributos
Evaluación del cumplimiento legal: garantizar el cumplimiento de las leyes y las normativas relativas a la protección de datos que correspondan, como el RGPD
Control de accesos: comprobar quién tiene acceso a qué datos y por qué motivo
Evaluaciones de medidas de seguridad: valorar la eficacia de los mecanismos de protección de datos que se utilizan
Evaluaciones externas: valorar la manera en que los partners externos de una organización manipulan los datos
Evaluaciones de riesgos: identificar posibles vulnerabilidades y amenazas a la seguridad de los datos
Adoptar fuertes medidas de seguridad
Las organizaciones no pueden cumplir el RGPD si no aplican medidas técnicas y basadas en procesos para proteger los datos personales de las amenazas. Para hacer frente a las violaciones de seguridad, hay que disponer de firewalls y sistemas de detección de intrusiones. Actualiza el software con frecuencia y no te olvides de ningún parche de seguridad. También debes cifrar los datos para protegerlos en tránsito y en reposo.
Tratar los datos con transparencia
Es obligatorio informar claramente a las personas sobre cómo se recopilan, utilizan y almacenan sus datos. Crea avisos de privacidad de fácil acceso y utiliza siempre un lenguaje sencillo en las comunicaciones relativas al uso de los datos. Asegúrate de que las políticas de privacidad se puedan consultar fácilmente en todas las plataformas y programa las revisiones y las actualizaciones periódicas de los procesos de transparencia.
Velar por los derechos de las personas con respecto a sus datos
Para cumplir el RGPD, tu organización debe dar facilidades a las personas para acceder a sus datos, corregirlos o eliminarlos. Haz un seguimiento de todas las solicitudes, lleva un registro de ellas y forma al personal para que sepa gestionarlas de una manera eficiente.
Integrar la privacidad desde el principio
Aunque no se exija expresamente para el cumplimiento del RGPD, se recomienda integrar la protección de los datos en las primeras fases del desarrollo de procesos y tecnologías empresariales. El objetivo es garantizar que la privacidad no quede relegada a un segundo plano.
Colaborar con expertos en cumplimiento normativo
El cumplimiento del RGPD es un esfuerzo colectivo. Puedes solicitar asesoramiento jurídico especializado en el RGPD y consultar con delegados de protección de datos (DPO) cualificados. También es buena idea colaborar con partners cuyos servicios lleven cumpliendo el RGPD desde que se presentó.
Formar a los empleados de forma continua
Imparte formación sobre el RGPD entre los empleados para que siempre estén al día de temas como el tratamiento adecuado de los datos y los protocolos de seguridad. Los cursos sobre el RGPD deben realizarse con una frecuencia anual o semestral e incluir información específica sobre la manipulación de los datos en cada puesto. También conviene organizar simulacros, ya que son ejercicios excelentes para transmitir la importancia de la seguridad.
Así es como Fastly puede ayudar a tu empresa a cumplir el RGPD
Cumplir el RGPD es fundamental si tu empresa trata o recopila datos de residentes de la UE. Los principios más importantes del RGPD son la obligación de respetar los derechos de los titulares de los datos, proteger los datos frente a los accesos no autorizados y realizar su tratamiento con total transparencia.
Para superar los obstáculos que plantea el RGPD, las organizaciones deben llevar a cabo auditorías rutinarias, integrar la privacidad desde el principio y proporcionar formación exhaustiva a los empleados, por mencionar solo algunas estrategias. En última instancia, lo importante es adoptar un enfoque integral que incluya la colaboración con proveedores de plataformas y servicios capaces de ayudar con las cuestiones de cumplimiento.
Y aquí entra en juego la plataforma de Fastly, que cumple el RGPD y además es líder del sector. Nuestra misión consiste en poner los servicios de edge cloud más potentes al alcance de todo el mundo para cumplir todas las leyes aplicables y normativas que se actualizan constantemente, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) y el marco de protección de datos entre la Unión Europea y Estados Unidos.
Veamos algunas de las principales ventajas que aporta Fastly a las empresas interesadas en cumplir RGPD.
Prácticas de tratamiento y gestión de datos: las estrategias de gestión de datos de Fastly cumplen los principios de minimización de datos y limitación de la finalidad, por lo que garantizan que solo se lleva a cabo el tratamiento de los datos necesarios para los fines correspondientes.
Registros y datos en tiempo real: gracias a sus opciones de registro configurables, Fastly ayuda a las organizaciones a mantener registros que cumplen con el RGPD, usan la cantidad mínima de datos y gestionan las solicitudes de las personas con eficacia.
Cifrado y control de accesos: Fastly facilita el cumplimiento del RGPD gracias a medidas de seguridad tan excelentes como el cifrado TLS, que protege las experiencias de uso y la integridad de los datos.
Integración de gestión de consentimientos: la solución de Fastly se puede adaptar para imponer las preferencias de consentimiento de los usuarios para el procesamiento de sus datos, lo que se traduce en el cumplimiento en tiempo real de los requisitos de consentimiento del RGPD.
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